Nel mondo, buona parte degli alberi viene abbattuta per la produzione di carta. In media ogni due secondi avviene il disboscamento di un’area grande quanto un campo di calcio. Dati che non dovrebbero allarmare solo gli attivisti, ma tutti noi. D’altronde, adesso più che mai, l’ecologia è diventata una tematica che non possiamo ignorare. La strategia paperless ecofriendly sta pian piano dando vita a un cambiamento concreto a favore del nostro pianeta: è quindi l’ora che le aziende pongano questo obiettivo ai cardini delle strategie industriali.
Essere paperless non è una dinamica esclusivamente ambientale, ma abbraccia diversi fattori economici. La carta, infatti, è un bene sempre più costoso e sottoposto a procedure con maggiori tassazioni, imposte peraltro proprio per scoraggiare il consumo. Scegliere il paperless produce benefici e vuol dire dirigere la propria azienda verso un futuro che è già in corso senza lasciarsi cogliere impreparati dalla competitività di chi ha già fatto suo questo metodo.
Less is more
Adottare la rivoluzione del paperless significa una cosa: risparmiare. Un obiettivo che con costanza viene raggiunto a patto di non bruciare le tappe. Vero è che l’idea di risparmiare alletta molto e la si desidera sfruttare il prima possibile. Ma occorre essere cauti per evitare una digitalizzazione frettolosa e lacunosa dei documenti cartacei. Per questo vogliamo darti alcuni consigli:
- Utilizza lo strumento della firma digitale: se prima era necessaria una firma autografa, adesso grazie alla digitalizzazione è possibile validare i documenti con la firma elettronica. Nel tuo ufficio paperless non deve assolutamente mancare!
- Rivedi sempre il metodo di lavoro e non saltare nessun passaggio di archiviazione informatica: certamente i documenti digitali semplificano la gestione del lavoro, ma la loro acquisizione non è immediata e priva di passaggi precisi. Prestare attenzione all’intero work flow significa garantirne l’efficienza.
- Allestisci un archivio digitale: gli scaffali fisici sono sostituiti dagli archivi digitali, i quali possono essere all’interno di server aziendale, data center o in cloud. Ma attenzione, anche gli archivi digitali rischiano il caos! La gestione di un archivio digitale ben organizzato è possibile solo con un metodo di classificazione da pianificare con cura.
Siamo felici di accompagnarti in un percorso verso il ”mai più carta”, fornendoti software paperless, innovativi e personalizzati per la tua azienda.
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